E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Fristen und passende E-Rechnung-Software

§ 14 UStG definiert die elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland verbreitet sind die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteten XML-Daten.

Eine einfache PDF-Datei ist damit keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung, ebenso wie eine Rechnung auf Papier. Der Unterschied ist für den Alltag wichtig, denn eine E-Rechnung lässt sich ohne Abtippen in die Buchhaltung übernehmen, und genau darauf zielt die Pflicht.

Den Empfang müssen alle Unternehmen seit 2025 sicherstellen. Für den Versand gibt es Übergangsregeln in § 27 Absatz 38 UStG. Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen bis zum 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF übermittelt werden.

Für Umsätze im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Ebenfalls bis Ende 2027 dürfen Rechnungen über das EDI-Verfahren ausgetauscht werden. Ab 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Geschäft damit grundsätzlich für alle.

Zwei Ausnahmen entlasten kleine Fälle. Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als einfaches PDF. Das betrifft etwa Tankquittungen oder kleine Einkäufe.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV ebenfalls immer als sonstige Rechnung übermitteln. Empfangen können müssen aber auch sie E-Rechnungen, denn diese Pflicht gilt für alle Unternehmen. Eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann, ist deshalb für jeden Betrieb sinnvoll.

Prüfen Sie zwei Funktionen getrennt, denn viele Programme beherrschen nur eine davon. Der Empfang bedeutet, dass die Software eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei einlesen, lesbar anzeigen und die Daten in die Buchhaltung übernehmen kann. Der Versand bedeutet, dass sie aus Ihrer Rechnung eine normgerechte E-Rechnung erzeugt und verschickt.

In unseren Profilen steht beides getrennt unter Rechtssicherheit, jeweils mit Quelle. Dort sehen Sie auch, ob die Funktion in jedem Tarif enthalten ist oder erst in einem teureren Paket.

Mehrere Programme decken beide Richtungen schon in kleinen Tarifen ab. sevdesk erstellt ZUGFeRD und XRechnung bereits im kostenlosen Tarif für bis zu drei Rechnungen im Monat. Lexware Office erfasst E-Rechnungen in jeder Version und erstellt sie ab Version M. Collmex erstellt E-Rechnungen nach EN 16931 und übernimmt empfangene Daten in der Belegverwaltung. FastBill erstellt, versendet und empfängt ZUGFeRD und XRechnung schon im Tarif Solo.

Zwei Beispiele zeigen, warum sich der Blick ins Detail lohnt. Sage Active liest eingehende E-Rechnungen ein, den Versand kündigt Sage laut FAQ erst an. Xentral versendet Rechnungen als ZUGFeRD-PDF und XML, das Modul für eingehende E-Rechnungen gehört aber erst zum Plan Business.

Sorgen Sie zuerst dafür, dass eingehende E-Rechnungen ankommen und lesbar sind, denn diese Pflicht gilt bereits. Stellen Sie danach Ihre Ausgangsrechnungen um, spätestens für Umsätze ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, und für Umsätze ab 2028 in jedem Fall. Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, welches Format sie bevorzugen, und stimmen Sie den Ablauf mit Ihrer Steuerberatung ab.

Nutzen Sie die Testphasen der Programme, um eine echte E-Rechnung zu erzeugen und einzulesen, bevor Sie sich festlegen. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung, er fasst die gesetzlichen Regeln und die Angaben der Anbieter zusammen.